تقارير PDF بالعربية للعملاء والمراجعين
معظم أصحاب المصانع استلموا يومًا تقريرًا من هذا النوع: ملف PDF تظهر فيه كل كلمة عربية حروفًا منفصلة متقطعة، تُقرأ من اليسار إلى اليمين، والأرقام في غير مكانها. قد يكون موقف طلبية من مورد، أو تقرير مخزون من برنامج محاسبة، أو مستندًا صدّره فريقك على عجل.
أمام العميل أو المراجع، يحمل تقرير كهذا رسالة، وهي ليست رسالة جيدة. إذا كان المصنع لا يستطيع إخراج مستند نظيف عن عمله هو، فإلى أي حد يدير خط الإنتاج بعناية؟ تقارير PDF العربية تفصيلة صغيرة ذات أثر كبير في صورة مصنعك المهنية. يشرح هذا المقال لماذا تنكسر العربية كثيرًا في ملفات PDF، وكيف تتأكد أن تقاريرك سليمة، وما الذي يجب أن يحتويه تقرير المصنع فعلًا.
لماذا تنكسر العربية في ملفات PDF؟
العربية أصعب في العرض من الحروف اللاتينية لثلاثة أسباب، وكثير من أدوات PDF لا تتعامل إلا مع بعضها:
- تشكيل الحروف. معظم الحروف العربية لها حتى أربعة أشكال، حسب كونها منفردة أو في أول الكلمة أو وسطها أو آخرها. الأداة التي لا تطبّق التشكيل تطبع كل حرف بشكله المنفرد، فتتفكك الكلمات.
- الاتجاه من اليمين إلى اليسار. النص يجب أن يسير من اليمين إلى اليسار، بينما الأرقام والأكواد والكلمات الإنجليزية داخله تسير من اليسار إلى اليمين. الخطأ في هذا المزيج ثنائي الاتجاه يبعثر أرقام الهواتف وأكواد الطلبيات والتواريخ.
- الخطوط. يجب أن يضمّن ملف PDF خطًا يحتوي فعلًا على الحروف العربية، وإلا ظهرت مربعات فارغة أو خط افتراضي رديء.
كثير من مكتبات PDF الشائعة بُنيت للغات الأوروبية وتعاملت مع العربية كأمر ثانوي. بعضها لا يُخرج نصًا سليمًا إلا بحلول التفافية خاصة، وبعضها لا يشكّل الحروف أصلًا. أما مكتبات مثل mPDF فقد صُممت مع وضع اللغات المعقدة في الحسبان، وتتعامل مع التشكيل والاتجاه بشكل صحيح، ولهذا يهم اختيار الأداة أكثر من القالب.
اختبار سريع لتقاريرك الحالية
قبل أن ترسل التقرير التالي لعميل، راجعه على هذه القائمة:
- الحروف في كل كلمة متصلة، والكلمات تُقرأ طبيعيًا من اليمين إلى اليسار.
- الأرقام تظهر بترتيبها الصحيح، فكمية 12450 مثلًا لا تظهر 05421.
- السطور المختلطة مثل "الموديل PLS26014 اللون كحلي" تحافظ على الكود سليمًا وفي مكانه.
- الجداول تبدأ من اليمين، والعمود الأول على الجانب الأيمن.
- تستطيع تحديد النص العربي ونسخه فيُلصق كلمات سليمة. إن لم يحدث ذلك، فلن يكون الملف قابلًا للبحث أيضًا.
- المستند يُطبع على ورق A4 دون أعمدة مقطوعة.
إذا فشل أي من هذه البنود، فالإصلاح يكون في أداة التوليد، لا بإعادة كتابة التقرير في وورد.
ما الذي يريد العملاء رؤيته؟
تقرير العميل يجب أن يجيب بسرعة عن سؤال واحد: هل طلبيتي تسير كما يجب؟ اجعله قصيرًا ومحددًا:
- مرجع الطلبية والموديل بكود ثابت. ونظام ترميز واضح للموديلات والمقاسات والألوان يجعل ذلك سهل القراءة.
- الكمية المطلوبة، والكمية المقصوصة، والكمية المنتهية في كل مرحلة رئيسية.
- تاريخ الانتهاء المتوقع مقارنة بتاريخ الشحن المتفق عليه.
- أي مشكلة تؤثر في التسليم، مذكورة بوضوح مع الإجراء المتخذ.
العملاء لا يحتاجون أرقام الكفاءة الداخلية ولا تفاصيل التكلفة. يحتاجون أن يثقوا بأنك تعرف بالضبط أين قطعهم، وهذا يأتي من تتبع الإنتاج تحت التشغيل بين المراحل لا من التقدير.
ما الذي يبحث عنه المراجعون؟
المراجعون، سواء عملوا لفريق امتثال لدى المشتري أو لجهة اعتماد أو لمحاسبيك، يهتمون بالتتبع أكثر من السرعة. ومن الطلبات المعتادة:
| المجال | ما يجب أن يعرضه التقرير |
|---|---|
| الخامات | الكميات المستلمة والمصروفة والمرتجعة والمفقودة لكل طلبية، بالتواريخ والأسباب |
| أوامر الإنتاج | الخامات المستلمة مقابل القطع المنتجة عند إغلاق الأمر |
| الماكينات | قائمة الماكينات وأماكنها وسجل أعطالها وتواريخ إصلاحها |
| العمالة | طلبات التوظيف وسجلات من تم تعيينه ومتى |
الكلمة المفتاحية هي الاتساق. المراجع الذي يرى الكمية نفسها في تقرير المخزن وتقرير الإنتاج يثق في الاثنين، والذي يرى رقمين مختلفين يبدأ في طلب كل شيء. التقارير المبنية على مجموعة سجلات واحدة، كما نناقش في مطابقة الخامات المستلمة مع القطع المنتجة، تتجنب هذه المشكلة.
اختيارات تصميم صغيرة لكنها مهمة
التقرير الجيد لا يحتاج زخرفة. يحتاج رأسًا واضحًا فيه اسم المصنع وعنوان التقرير وتاريخه، ووحدات ثابتة كالمتر أو الكيلوجرام لا تختلط في عمود واحد، وإجماليات أسفل كل عمود رقمي، وأرقام صفحات. استخدم خطًا عربيًا واحدًا نظيفًا في كل المستند، واترك الإنجليزية لما يحتاجها فقط، كالأكواد أو مرجع المشتري. وإذا كنت ترسل تقارير لمشترين أجانب، فنسخة إنجليزية مولّدة من البيانات نفسها أفضل من نسخة مترجمة، لأن الأرقام لا يمكن أن تتباعد.
كيف يتعامل نسيج مع ملفات PDF العربية؟
نسيج عربي أولًا، وتقارير PDF فيه تُولَّد بمكتبة mPDF التي تطبّق تشكيل الحروف العربية والتخطيط من اليمين إلى اليسار بشكل صحيح، فتخرج التقارير متصلة الحروف ومقروءة وقابلة للبحث. ولأن كل تقرير يقرأ من سجلات الحركات نفسها، تتفق أرقام الخامات والإنتاج والمطابقة مع بعضها. وتحمل الماكينات أيضًا ملصقات QR مطبوعة دفعة واحدة، فيصبح سجل أعطال كل ماكينة وتنقلاتها على بُعد مسحة هاتف أثناء المراجعة. وللأرقام التي تستحق أن تكون أمام الإدارة كل صباح، اقرأ 7 أرقام يومية يجب أن يراها صاحب المصنع.
